Порядок сертификации систем менеджмента

Порядок сертификации систем менеджмента регламентирован требованиями                 ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2025 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента. Часть 1. Требования» и внутренними процедурами органа по сертификации, в том числе СТО 25.03-003-2025 «Порядок проведения первоначальной сертификации, инспекционного контроля и ресертификации систем менеджмента».

Типичная последовательность операций процесса аудита и сертификации систем менеджмента представлена ниже:

1. Действия перед сертификацией

1.1. Заявитель направляет заявку в орган по сертификации (далее – ОС) о намерении сертифицировать систему менеджмента (далее – СМ);

1.2. Руководитель ОС анализирует заявку и дополнительную информацию, имеющую отношение к сертификации СМ и принимает по ней решение:

- при положительном решении ОС извещает заявителя о принятии заявки;

- при отрицательном решении ОС извещает заявителя об отказе с приложением мотивировки принятого решения;

1.3. ОС оценивает трудозатраты на проведение сертификации с учетом сведений, предоставленных заявителем;

1.4. ОС готовит проект договора с заявителем;

1.5. ОС и заявитель заключают договор на проведение работ по сертификации, заявитель оплачивает работы в соответствии с условиями договора;

1.6. В отношении всего цикла сертификации для определения аудиторской деятельности разрабатывается программа аудита;

1.7. ОС формирует аудиторскую группу и назначает её руководителя.

Примечание - ОС СМ по просьбе заказчика может заменить конкретного члена аудиторской группы по обоснованным мотивам, например, предлагаемый член аудиторской группы ранее работал в проверяемой организации или во время предыдущего аудита проявлял неэтичное поведение и др. Возникающие претензии к составу аудиторской группы должны быть разрешены до начала аудита.

1.8. Заявитель предоставляет все запрошенные ОС документы и сведения;

1.9. ОС приступает к первому этапу аудита по сертификации СМ.

2. Первый этап аудита по сертификации СМ.

2.1. Аудиторская группа анализирует представленные заявителем документы и сведения;

2.2. Аудиторская группа готовит отчет по результатам анализа документов и сведений и представляет его заявителю с заключением.

2.3 Все несоответствия, выявленные в ходе первого этапа аудита, должны быть устранены в согласованные сроки до начала второго этапа аудита. Аудиторская группа проверяет факт устранения несоответствий, выявленных на первом этапе, на втором этапе аудита по сертификации. Если заказчик не устранил несоответствия к началу второго этапа сертификации, то такие несоответствия переводятся в категорию "значительные" и сертификация завершается с отрицательным решением относительно выдачи сертификата соответствия.

2.4 В случаях, когда в ходе первого этапа сертификационного аудита аудиторская группа выявляет несоответствия относительно области применения СМ, численности сотрудников или количества производственных площадок, ОС СМ может потребоваться перерасчет трудозатрат на проведение сертификации, в результате чего могут быть внесены изменения в договор на проведение сертификации.

3. Второй этап сертификационного аудита.

3.1. Руководитель аудиторской группы разрабатывает план аудита, руководство ОС утверждает его, согласовывает с заказчиком, в первую очередь, в отношении сроков проведения проверки и ответственных лиц организации.

Любые возражения заказчика относительно плана должны быть разрешены до начала аудита руководителем аудиторской группы и представителем проверяемой организации, имеющим соответствующие полномочия.

3.2. Руководитель аудиторской группы распределяет обязанности между членами аудиторской группы по плану аудита;

4. Проведение аудита по сертификации СМ «на месте».

4.1. ОС проводит официальное предварительное совещание под председательством руководителя аудиторской группы с участием членов аудиторской группы, руководства и ведущих специалистов проверяемой организации, ответственных за функции и процессы, которые будут проверяться.

4.2. Аудиторская группа проводит аудит по сертификации СМ «на месте», который включает в себя:

- Беседы и опросы, в т.ч. сотрудников;

- Наблюдения аудиторов за деятельностью персонала, функционированием процессов и операциями, условиями труда и состоянием рабочих мест;

- Анализ документации и записей.

- Формирование выводов, классификация и регистрация аудита;

- Классификацию и регистрацию несоответствий

- Формулирование рекомендаций

4.3. Аудиторская группа проводит заключительное совещание, ОС предоставляет заказчику письменный отчет по проведенному аудиту.

4.4. В случае, если аудиторской группой были выявлены несоответствия, то заявитель планирует корректирующие действия по ним.

5. Принятие решение по результатам аудита по сертификации.

5.1. ОС (руководство ОС) рассматривает аудиторский отчет по результатам второго этапа аудита и результаты выполнения плана корректирующих действий.

5.2. При положительном решении ОС оформляет сертификат соответствия и разрешение на использование знака соответствия (при наличии).

5.3. После оформления сертификата ОС и заказчик в течение месяца заключают договор на проведение инспекционного контроля на срок действия сертификата.

5.4. ОС передает заказчику решение о выдаче сертификата, проект договора на проведение инспекционного контроля и вручает сертификат соответствия.

5.5. При отрицательном решении по рассмотрению отчета по результатам второго этапа аудита, орган по сертификации предоставляет заявителю мотивированный отказ в выдаче сертификата и уведомляет его о возможности проведения повторного аудита по сертификации СМ.

6. Проведение инспекционного контроля СМ

В течение срока действия сертификата ОС проводит два плановых инспекционных контроля (аудита на месте) с целью оценки соответствия сертифицированной СМ заказчика требованиям стандарта, на соответствие которому выдан сертификат.

6.1 Оплата работ по ИК сертифицированной СМ

6.2.1 Формирование аудиторской группы по ИК

6.2.2 Проведение инспекционного контроля осуществляется аналогично проведению второго этапа сертификационного аудита (аудита на месте).

6.2.3. При положительном результате инспекционного контроля ОС принимает решение о подтверждении действия сертификата соответствия.

6.3 При отрицательном результате инспекционного аудита ОС приостанавливает (отменяет) действие сертификата соответствия и знака соответствия.

7. Ресертификация СМ

7.1. Заявитель направляет заявку на сертификацию в ОС за три месяца до окончания срока действия сертификата.

7.2. Порядок ресертификации аналогичен порядку сертификации СМ.

Примечания:

1. Если в ходе ресертификационного аудита фиксируются значительные несоответствия, коррекции и корректирующие действия должны быть выполнены и проверены до истечения срока действия сертификата.

2. Если работы по ресертификации будут успешно завершены до истечения срока действия выданного сертификата, срок действия нового сертификата может устанавливаться на основе срока действия имеющегося сертификата. Новый сертификат должен датироваться либо днем принятия решения о ресертификации, либо более поздней датой.

3. Если мероприятия ресертификационного аудита не были полностью завершены до истечения срока действия сертификата или если до этого срока не было верифицировано выполнение коррекций и корректирующих действий в отношении любого значительного несоответствия, то решение о ресертификации не принимается и сроки действия сертификата не продлеваются. Заказчик об этом проинформируется с разъяснением вытекающих из этого факта последствий.

4. По истечении срока действия выданного сертификата ОС может возобновить действие сертификата в течение 6 месяцев при условии, что остающиеся невыполненными мероприятия по ресертификации будут полностью завершены, в противном случае, по крайней мере, проводится второй этап аудита. В таком случае сертификат должен датироваться либо днем принятия решения о ресертификации или более поздней датой, а срок истечения действия сертификата устанавливается на основе предыдущего цикла сертификации.

5. Орган по сертификации принимает решения об обновлении сертификации, основываясь на результатах ресертификационного аудита, равно как на результатах анализа функционирования системы за период ее сертификации и жалоб, полученных от пользователей сертификации.

6. Расширение области сертификации.

Орган по сертификации в ответ на заявку о расширении области сертификации должен провести анализ заявки и определить любые действия по аудиту, необходимые для принятия решения о возможности расширения. Это может быть проведено в сочетании с инспекционным аудитом.